Question

当社では営業社員が多く、領収書の精算などで経理の業務が圧迫されて負担がかかっています。経理には予算管理などのより生産性の高い業務をしてほしいと考えているのですが、今の状況では作業に忙殺されてしまい、なかなか時間を割くことができません。何かよい方法はないでしょうか。

Answer

領収書の精算に関する工程を短縮し、経理担当者に任せるのは最終的なチェックと照合だけにすることができれば、効率化が計れるのではないでしょうか。会計ソフト等を活用し、クレジットカードからのデータ取り込みや、スマホでの領収書データ取り込みなどをうまく活用してみるとよいでしょう。

手作業は非効率的
社員のためにも精算をスマートに

　社員が仕事がらみで何らかの出費をした場合、それは会社の経費になります。まずは領収書を持ち帰り、精算申請書を作成、領収書と一緒にまとめて上長に提出して決裁をもらった後、経理担当者に回す、という手順で、経費精算をしている会社が多いのではないでしょうか。
　
　ただ、このような経費精算フローは営業社員の手間も多くなるため、後回しにしているうちに領収書をなくしてしまったり、締め切りギリギリになってまとめて精算に持ってくる社員がいたりと、あまり効率的な方法とはいえません。
　
　まずは、普段から会社の経費をよく使っている社員の負担にならない方法を考えてみましょう。

法人カードやスキャナ保存
経理の効率をよくするヒント

　経費精算の工程を短縮するための方法として考えられるのが、社員に法人向けのクレジットカードで決済してもらうという方法です。
　
　クレジットカードであればオンラインで明細を管理できるため、領収書を受け取ったり、現金で精算するための手続きが省けます。最近では、クレジットカードと会計ソフトを連動できる機能もあるので、手入力で項目を埋めていく手間も省け、ミスも少なくなります。ただし、社員が私的利用をしないように監視やチェックが必要なので、その点には注意しましょう。
　
　また、領収書の原本ではなく、スキャンしたデータを保存すればよいという『スキャナ保存制度』を活用するという手もあります。これは、解像度や画像につける記録データなどのルールがあり、税務署への申請も必要ですが、効率化には非常に役立ちます。
　
　この制度を導入すると、社員はスマホで領収書を撮影し、サーバにアップすれば、作業は完了となります。経理担当者もアップされたデータをもとに清算処理を行うので、紙の領収書や精算申請書が溜まらず整理も簡単です。契約書や請求書もスキャンで保存できるので、活用してみてください。
　
　経費精算をスムーズにして、会社の生産性を上げ、より効率的な事業環境を目指しましょう。

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