最近では、商談をオンラインで進めることが増えてきました。オンライン商談では画面越しにコミュニケーションをとらなければならないため、直接会って行う商談とは違った準備や心構えが必要です。オンライン商談前の準備とそのポイントについて解説します。

初めて使う場合はまず予習とカメラテストを

　ZoomやGoogle Meetなど、オンラインで商談ができるツールが普及してきました。これらは手軽さが魅力ですが、ビジネスならば、それを意識した準備も大切です。まずは商談の前に準備するときのポイントを説明します。

●その日に使うツールの基本的な使い方を予習
　取引先が普段使っていないツールを指定することもあります。録音の仕方、背景の変え方、チャット機能の使い方、通信が途切れたときの再接続方法など、商談が開始してから慌てないように基本的な使い方を予習しておきましょう。

●必要に応じて機器を用意する
　内蔵カメラがついている場所がディスプレイの下側で、画面に顔がアオリ状態で映ることもあります。パソコンを載せる台などを用意し、カメラと目線の高さを合わせます。映像が不鮮明であったり、内蔵マイクの音声が聞き取りにくいこともあるので、万一の場合に備えて、外部カメラやマイクを準備します。

●画面映りを確認する
　画面が明るく画質がきれいだと、『きちんとした人』という印象をもってもらえ、よい雰囲気を作ることができます。事前にその日使うツールでの映りを確認し、明るい画面で商談に臨みましょう。
　
　そのほか、音声もしっかり相手に届く音量か、遅延がないかなどを確認します。音声の送受信がスムーズにいかないと、相手が会話に集中できず、商談そのものがスムーズに進まなくなる可能性もあります。音声と映像については、別のパソコンとつないで、テストをしてみるとよいでしょう。

画面の向こうでどう見える？
印象をよくする重要ポイント

●映りこみにも注意
　実際に会うことができないオンライン商談では、画面越しの映り込みは、気をつかうべきポイントです。基本的なことですが、ビジネスシーンに不適切な映り込みはないかチェックしましょう。

●リアクションは大きく
　画面を通すと、対面より細かい反応が分かりづらくなります。全身の動きが見えないので、普段通りに反応していたつもりでも淡々として無反応に見え、印象が悪くなる可能性があります。オンライン商談では、相手の言葉に大きく頷くなど、大きめのリアクションがおすすめです。

●画面共有をうまく使う
　オンラインツールのよいところは、画面共有などの機能が使えることです。商談の際に資料を配付したり、タブレットでわざわざ画面を見せる必要がありません。画面共有の機能でプレゼンをし、資料を示しながら説明することも可能なので、使いこなせるように練習しましょう。
　
　慣れてしまえば、オンラインツールは頼もしい相方です。しっかり準備し、オンライン商談の上級者になりましょう!

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