Question

社内の風通しをよくするために、オフィスを部署ごとに区切っている仕切りをなくし、フリーアドレス制にしようかと検討しています。フリーアドレスにすることで、具体的にどのような効果が見込めるのでしょうか。また、導入するときに注意するべきことについて教えてください。

Anawer

フリーアドレス制を導入するメリットとしては、部署ごとの区切りがなくなるため社内全体のコミュニケーションが活発になる点などがあげられます。まずはフリーアドレスが自社の業務形態に適しているかを判断し、導入するときには社内ルールをしっかりと作ることが大切です。

何を求めるのかによって効果に差が出るフリーアドレス

●フリーアドレス制のメリット

①他部署とのコミュニケーションが取りやすくなる
　他部署との区切りが取り払われるため、部署を超えたコミュニケーションが取りやすくなります。
②承認・許可にかかる時間が短い
　業務の話をしたい人の在席を、一目で把握できます。また、オープンな雰囲気により上長に声をかけやすくなり、承認待ち時間の短縮にもつながります。
③気分転換しやすい
　座席が固定されていないため、気分によって席を選ぶことができます。目の前の景色や近くに座る人も変わることから、気分転換がしやすくなります。

●フリーアドレス制のデメリット

①集中しにくい
　人によっては、固定席のほうが落ち着く場合もあります。また、フロアが開放されているため会話や音が気になって集中できないケースもあるようです。
②座席がグループ化しやすい
　決まった席を好む人や、仲がよい同僚や同じ部署で仕事がしやすい人とのグループができてしまい、フリーアドレスの効果が半減する可能性があります。
③オフィスのリフォームに時間やお金がかかる
　フロアの壁を取り払うなど大規模なリフォームが必要になり、手間やコストがかかることがあります。

書類や備品の軽量化と社内ルールの策定が成功の秘訣

　フリーアドレスを導入する際は以下の点に注意し、トラブルを避けるためのルールを決め、導入する理由を従業員と共有することが大切です。

●集中できるスペースを別に設ける
　フリーアドレスでコミュニケーションは楽になる反面、集中して片付けたい業務に支障をきたす可能性もあります。そこで、必要に応じて使える専用スペースを確保し、そこにいる社員にはできるだけ話しかけないなどの配慮をルール化するとよいでしょう。
●部署ごとの窓口を設ける
　総務課や経理課など、日常的に他部署とのコミュニケーションが多い部署については、担当者を探す手間を省くために代表窓口を設定し、そこに問い合わせや相談を集約させるなどの対策が有効です。
●書類や備品を最小限にする
　毎回、座席が変わるため、書類や備品を置いたままにできません。書類が多いと移動の際の負担が大きいため、書類をスキャンしてデジタル化したり、クラウドサービスを利用するなどして軽量化するとよいでしょう。
　ほかにも『固定席を作らない』『特定の人とグループにならない』など、具体的なルールを策定することが大切です。快適な職場環境を保つためにもルールは定期的に見直し、改善していきましょう。

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