少子高齢化により生産年齢人口が減少傾向にある昨今。

中小企業の当面の課題は人手不足ですが、一企業の努力でそれを解決するのは難しい部分もあります。

そこで中小企業庁では、現在いる従業員を最大限活かすための業務の効率化を急務と捉え、そのための“業務プロセスの見直し”を推奨しています。

企業収益は過去最高水準人手不足は慢性的課題に

中小企業庁が2018年４月に発表した『2018年版「中小企業白書」』によると、2017年度の中小企業の企業収益は過去最高水準を記録しており、リーマンショック前の2007年の収益を上回っていることがわかりました。

その一方で、少子高齢化の影響から多くの企業が慢性的な人手不足に陥っており、『中小企業景況調査』によると2013年には、「人員が不足している」と答えた企業が「人員が過剰」と答えた企業を上回りました。

中小企業庁が推奨する“業務プロセスの見直し”とはどのようなものでしょうか？

実例をもとに紹介していきます。

“業務プロセスの見直し”により業務・残業時間削減に成功した実例

香川県のホテルでは、外部の経営コンサルタントを招き入れ、支配人や業務の見直しに意欲的な従業員で改善チームを編成。

客室整備業務などにおける無駄な業務を洗い出して、効率化を実施しました。

例えば、使用頻度の少なかった急須を廃止してマグカップとスティック茶に簡略化したり、客室内資料の配置を廃止したりするなどして、年間で約1,800時間の削減に成功しました。

また、神奈川県の倉庫業者では、全社員に対するアンケート調査により残業発生要因が仕事の属人化やコミュニケーション不足などにあると特定。

作業のマニュアル化により多能工化を進め、同一作業に複数担当を付けたり、各人の１日の作業フローをホワイトボードに張り出し作業スケジュールを明確化したりするなどし、残業時間を前年に比べて55％減少させました。

このように、不要な業務や重複している業務を廃止または簡略化することで、少人数でも業務に対応できると同時に、余剰時間が生まれ、従業員の負担も軽減できるというメリットがあります。

少人数で生産性を上げるための“業務プロセスの見直し”は、今後、多くの企業が取り組むべき課題になっていくと思われます。

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